5 כללים מעולם הגישור לניהול משוב עובדים יעיל
משוב לעובדים הוא כלי ניהול מוכר, ידוע ומאוד נפוץ. הוא בעל חשיבות וערך לחברות ועסקים רציניים, המעוניינים להשתפר, להתקדם ולצמוח כל הזמן. חשוב לזכור שתפקיד המשוב הוא לשקף את המצב, להעלות נושאים בהם יש קשיים וכמובן לציין את נקודות החוזקה שכדאי לעובד/ת לשמר. אם שיחת המשוב נערכת במחשבה על עקרונות הגישור ויצירת מצב של Win-Win, גם בעלי התפקיד הניהוליים וגם צוות העובדים ירוויחו מכך! המשיכו לקרוא על מנת להבין כיצד ניתן להוציא את המירב משיחות המשוב.
הכללים לניהול שיחת משוב אפקטיבית
1. על המשוב להיות תכליתי וחיובי
שיחת המשוב היא הזדמנות להגיד דברים שלא נאמרים ביום-יום, להעריך את התכונות החזקות של כל עובד, את היכולות ואת התרומה האישית של כל אחד ואחד לארגון. חשוב לא להתייחס אל המשוב כעניין פורמלי בלבד, או כאופציה ליישר את העובד ולספר לו על המצופה ממנו. ז הזדמנות נהדרת למנהלים ומנהלות לחשוב על האיכויות של העובדים כבני אדם וכפרטים מהארגון, באופן שלא נעשה במהלך הרגיל של העבודה מולם, וגם להעלות סוגיות פחות נעימות, ולהגיע להבנות לגביהן.
התחילו במשוב כללי, ולאחר מכן עברו לנקודות, פרויקטים ודגשים פרטניים. חשוב לשים לב לכל אורך המשוב גם לנקודות החוזק של העובד. כך תעבירו את המסר שאתם רואים אותו ושעבודתו חשובה ובעלת ערך.
2. אחריות, מיקום, זמן ותדירות
- האחריות לניהול והובלת השיחה היא של מי שיוזם את שיחת המשוב – המנהל/ת. כחלק מן האחריות המוטלת על מזמן השיחה, מעבר להובלתה ולשמירה על מבנה השיחה והאווירה בה היא נעשית, יש לתת את הדעת גם על מיקום ועל זמן.
- הסיטואציה של שיחת משוב כבר שמה את העובד במקום פחות נעים, לכן חשוב שתתנו לו להרגיש בנוח, שיש חשיבות להליך הערכת העובד ולכן אתם מפנים לזה זמן ומקום, ושהמטרה היא לטובתו ולטובת הארגון. יש לנהל את השיחה בין מנהל אחד לעובד אחד, במקום המאפשר פרטיות. כמובן שהשיחה צריכה להתנהל במלוא תשומת הלב, ואין מקום להפרעות, מענה להודעות, שיחות טלפון באמצע וכיוצ"ב.
- חשוב שתתנו מספיק זמן לשיחת המשוב. יש לזכור שזו שיחה, ולקחת בחשבון גם את זמן התגובה והמענה של העובד.
- במקרים בהם יש מספר עובדים – חשוב ששיחת המשוב תתנהל מול כולם באותה תקופה, כדי לתרום לקבלת שיחות המשוב כחלק אינטגרלי וחיובי מהארגון.
- היעילות של המשוב גדלה ככל שמספר המועדים לביצוע המשוב רבים יותר (מומלץ 2-4 פעמים בשנה), וכשמתמידים בהערכת העובדים לאורך זמן. חשוב לבצע את המשוב יותר מפעם אחת בשנה, כדי לשמר את ערוצי התקשורת עם העובדים פתוחים ונקיים ולנהל מעקב סדיר והוגן אחר התקדמותם. העובדים ישמחו לקבל חיזוקים על השקעתם וחשיבותם לארגון יותר מפעם אחת בשנה, וזה יתרום לרצונם להשתפר.
3. הקפידו לנהל את השיחה בצורה של דיאלוג ולא מונולוג
השיחה לא נועדה אך ורק כדי שתוכלו להסביר לעובדים במה הם טובים, מה מצופה מהם וכיצד יוכלו להשתפר. השיחה נועדה בין היתר ליצור ערוצי שיחה פתוחים, לאפשר לעובדים לשתף בדעתם על הארגון ועל איך הם תופסים אותו. חשוב שיוכלו להעלות קשיים בהתנהלות הארגונית, להעלות קשיים אישיים אם יש, ולבנות אמון הדדי בין הצדדים. אם תקשיבו לעובדים ותאפשרו להם להיפתח, תוכלו למצוא גם פתרונות יחד איתם לקשיים או אתגרים שהם מעלים בשיחה, וגם בראיה רחבה יותר לשפר את הארגון בהתאם לדברים העולים מן "השטח", ואלו הדברים שרוב המנהלים לא מודעים אליהם.
4. תחומי הערכה ריאליים ומתאימים
בין אם תיגשו לבניית משוב ההערכה באופן עצמאי, ובין אם תעזרו במשוב שכבר נכתב, חשוב מאוד שתחומי ההערכה יהיו ריאליים ובעלי קשר מובהק לעבודה. אין טעם להעריך עובד ולתת לו ציון ומשוב בתחום שבו גם לא מצופה שיעסוק וגם לא רלוונטי להתקדמותו, מעורבותו ועבודתו השוטפת. אין טעם לתת משוב לעובד מחלקת המכירות על משהו שקשור למחלקת השיווק, למשל. כשהמשוב מתרכז בעיקר ולא בטפל, העובדים יהיו פתוחים יותר להקשיב, להסתכל ולשפר.
5. היו ישירים
בהערכות עובדים תפקיד המנהל הוא להעלות את הנושאים החיוביים, שכל עובד ישמח לשמוע על עצמו, אבל גם את הנושאים בהם על העובד להשתפר. התגובה לסיטואציה כזו מצד העובדים משתנה בין עובד לעובד, ואי אפשר לצפות את כל התגובות. משוב ישיר יעזור לכם להגיד את הדברים לשיפור, להבהיר מדוע יש לשפרם, ולחשוב עם העובדים על פתרונות יעילים.
לסיכום, משוב עובדים שנערך בצורה הנכונה משפר את כל הארגון! מה זה בצורה נכונה? זה אומר בתדירות מספקת, בצורה ישירה, באווירה מכבדת ונעימה, ובהקשבה אמיתית לעובד. הוא תורם לעובדים בכך שמבהיר שהם חשובים, שמושקע זמן במעבר על העבודה שביצעו ובהתנהלות שלהם במשרד; שהמנהלים מעוניינים לשמוע את דעתם, ושיש להם מקום להציע דברים שהיו רוצים שישתפרו. הוא תורם למנהלים בכך שהם יודעים מה האיכויות של כל עובד, איך העבודה מתבצעת על ידי כל אחד, במה הם טובים ובמה פחות. והארגון כולו מתייעל מכך שהעובדים והמנהלים מפנים זמן לדון בהתקדמות, בהתייעלות ובשיפור התמידי של הארגון והעובדים.
אנחנו בסוף הרבעון הראשון, וזה זמן מעולה למשובי עובדים לאחר שקראתם את ההמלצות למעלה…:)
בקרוב תוכלו לקרוא טיפים לעצמאיים בהתנהלות עסקית.
יש לכם שאלה בנושא? צרו איתי קשר!
בהצלחה ברבעון הבא!